事務所・オフィス移転(引越し)の注意点と値引き術

事務所移転・オフィスの引越しに関するイメージ

年間でも数を数えるほどしかありませんが、事務所やオフィスの移転に伴う引越しについても個人の引越しと同じように引越し業者の相見積もりを取得し比較することができます。

引越し業者ではそういった引越しを「事務所移転」と呼び、引越し料金が高額、失敗したら損害賠償が多額になる点から売れっ子・ベテラン営業マンが見積もりに来ることが多いです。事務所移転は通常の引越しと比べて作業に繊細さが求められるため、引越し業者の吟味は慎重におこなうべきだと言えるでしょう。

事務所移転は値引きに応じにくい

社長や支社の責任者のような、使用する引越し業者の決定権を持つ人ではなく、一社員が事務所移転の見積もりを取る場合、大半の営業マンは値引きをせずに見積書だけを置いて帰ります。営業マンも見積もりを取っている社員に決定権がないことを知っていますし、そこで無駄な値引きをしても何も得がないからです。

また、普段なら「なぜ契約しないで出てきたんだ!」と説教をする引越し業者側の上司も、事務所移転のときばかりは失敗したときのリスクの高さも考慮して、「事務所移転は無理に即決しなくてよい」と理解があるため、なおさら見積もり時には値引きをしてくれないのです。

しかし、事務所移転の引越し料金が一切値引きできないというわけではありません。使用する引越し業者の決定権を持つ人が見積もりに対応してくれるのであれば、普段の見積もり同様に、引越しの営業マンも即決してもらえるよう営業をかけてきますし、一社員が見積もりを取る場合でも、決定権を持つ人と引越しの希望額を話し合い、その希望額を担当営業マンへ相談すれば、できる限り希望額へ引越し料金を下げてくれます。

営業マンが事務所移転の見積もり時に値引きしないのは「値引きができないから」ではなく「その場で値引きをする意味がないから」と理解しましょう。

荷解きが大変、似たようなダンボールであふれかえる

引越し業者に事務所移転を任せた場合、特にダンボール回りのトラブルが多発します。事務所移転で運ぶ什器の多くは、書類の入ったダンボールになることが多いため、荷造りをした社員全員がダンボールに「書類」とだけ書いてしまうと、現場作業員も誰のダンボールなのか分からなくなってしまい、ダンボールをすべて同じ場所に置いて帰ってしまうからです。

一か所に集中してダンボールを置いてしまうと、本当にすべてのダンボールが新居(移転先事務所)に運ばれているか把握できなくなります。事務所移転で運ぶダンボールは、顧客情報など慎重に扱わなければいけないものが多いため、引越し後すぐにきちんと運ばれているか確認しなければなりません。しかし、すべてのダンボールが「書類」とだけ書いてある場合は、何の書類なのかダンボールを開封するまで分からず、本当にすべてのダンボールが運ばれているのか確かめるのにとても時間がかかります。

大手引越し業者では、作業完了後にトラックの荷台が空であるかを確認しますが、現住所でダンボールを積み忘れていたということも考えられるため、一概に引越し業者を信用するわけにもいかないのです。

また、荷ほどきの際に一つ一つダンボールの中身を確認してから各々のデスクまで持っていく必要があるため、引越し作業以上に疲れてしまうことになります。そのため、事務所移転の荷造りの際はダンボールにある「内容物の記入欄」に、「どこのデスクに入っていた誰の使っている何の書類」かまで細かく記載しておいた方がよいでしょう。

什器の申告漏れが多くトラックに積み切らないことが多い

事務所移転の見積もり時には引越しの営業マンに見せられない・見せたくない什器も出てくるため、営業マンの什器量チェックが至らず、トラックに積み切らないことが多々あります。

また、事務所移転の荷造りでは社員が適当にダンボールを使って荷造りをすることが多いため、営業マンが見積もったダンボール数よりも多くダンボールを使ってしまったということも起こりやすく、それが原因でトラックに什器が積み切らないということもあります。

こちらがダンボールを多く使ってしまった場合は仕方がないと言えますが、営業マンのミスでトラックが追加になったとしても追加料金を請求されることもあるので、すべての什器を営業マンに見せられない場合は、見せられない什器の大きさと数を漏れなく営業マンに伝えるようにしましょう。

複合機の取り扱い方については見積もり前に確認しておく

事務所移転のトラブルの中で、ダンボールに次いで多いのが複合機を引越し業者が運ぶかどうかについてです。複合機の運び方は、所持しているコピー複合機が購入したものかリースしているものかによって変わります。

もし、複合機が購入したものである場合は引越し業者で運ばなければいけません。引越し業者で複合機を運ぶ場合、中に入っているインクはすべて抜く必要があり、それがかなりの手間となります。そして、複合機がリースである場合は引越し業者では運べないため、リース会社へ連絡して運んでもらわなければいけません。

複合機が購入物・リースなのかを事前に確認しないと、営業マンは見積もり時に正確な引越し料金を出すことができません。そのため、事務所移転の見積もり担当になった場合は、社長や支社責任者に複合機は誰の所持物であるのかについて聞いておきましょう。

事務所移転の注意点まとめ

  1. 事務所移転でも値引き交渉が可能(事前に責任者と予算を打合せること)
  2. ダンボールのトラブルが多い、荷解きを想定した荷造りを心がける
  3. 什器の申告は正確に!トラックが追加となった場合は追加料金がかかる
  4. 複合機が購入物かリースか見積もり取得前に確認する

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です